Verantwortliche Stelle

Förderverein Freiwillige Feuerwehr Middels e.V., vertreten durch den Vorstand, Westerlooger Straße 22, 26607 Aurich, info@ff-middels.de

Bei Fragen zum Datenschutz stehen wir Ihnen unter info@ff-middels.de oder unter der oben angegebenen postalischen Anschrift zur Verfügung.

Logfiles beim Aufruf unserer Webseite

Bei Aufruf unserer Webseite werden zur Analyse von Fehlern und Sicherheitsvorfällen Logfiles erstellt. Diese bleiben nur für einige Tage bis Wochen gespeichert und werden anschließend automatisch gelöscht. Für das Hosting unserer Webseite verwenden wir IONOS als externen Dienstleister. Die Speicherung der Logfiles erfolgt dort.

Mitgliederverwaltung

Mitgliedsdaten (Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Bankdaten) werden von den jeweiligen Funktionsträger:innen unseres Vereins nur für die ihnen zugeordnete Aufgabenerfüllung verarbeitet. Im Einzelnen bedeutet dies:

• Wenn der Vorstand Mitgliedsdaten benötigt, um seine Aufgaben zu erledigen, darf er auf alle hierfür erforderlichen Mitgliedsdaten zugreifen. Dazu gehört insbesondere die Verwaltung der Mitglieder und die Beitragsabrechnung sowie die Kommunikation von Vereinsinformationen.
• Der/die Kassenwart:in verarbeitet die Mitgliedsdaten, die für den Einzug der Mitgliedsbeiträge erforderlich sind. Der/die Kassenprüfer:in verarbeitet die Mitgliedsdaten, die für die Kassenprüfung relevant sind. Dies sind Vorname, Nachname, postalische Anschrift und Bankverbindung mit Zahlungsdaten sowie ggf. Zugriff auf die Lastschriftsverfahrensgenehmigung inklusive Unterschrift, sofern das Mitglied dem Verein ein Lastschriftmandat erteilt hat.

Zweck für die Verarbeitung der Mitgliedsdaten ist die Verfolgung des Vereinszwecks und die Vereinsverwaltung einschließlich Beitragseinzug. Rechtsgrundlage ist die Vereinsmitgliedschaft (Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO). Für diese Verarbeitung ist keine Einwilligung erforderlich.

Die im Antrag als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten benötigen wir für die Aufnahme und die Verwaltung der Mitgliedschaft, bei beitragspflichtigen Mitgliedschaften auch die Bankverbindung für den Lastschrifteinzug. Ohne diese Angaben können wir den Antrag nicht bearbeiten. Telefon- und Mobilnummer sowie die gewünschten Informationswege sind freiwillig.

Die aktuellen Mitgliedsdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft und darüber hinaus für 12 Monate gespeichert. Daten zu Beiträgen, Zahlungen und Zuwendungsbestätigungen bewahren wir darüber hinaus so lange auf, wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten verlangen (insbesondere § 147 Abgabenordnung, bis zu zehn Jahre); Rechtsgrundlage ist insoweit Artikel 6 Absatz 1 c) DSGVO.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

Empfänger und Dienstleister

Innerhalb des Vereins erhalten nur die oben genannten Funktionsträger:innen Zugriff auf die für ihre Aufgabe erforderlichen Daten. Für den Lastschrifteinzug übermitteln wir Name, Bankverbindung, Mandatsreferenz und Betrag an unsere Bank (Raiffeisen-Volksbank Aurich) und über das Lastschriftverfahren an Ihre Bank.

Die Mitgliederverwaltung und die Erstellung von Zuwendungsbestätigungen erfolgen mit der Vereinsverwaltungssoftware easyVerein, deren Anbieter die Daten in unserem Auftrag verarbeitet (Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO). Für E-Mail nutzen wir Google Workspace, für die Webseite IONOS (siehe die Abschnitte „Logfiles“ und „Online-Mitgliedsantrag“). Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Freiwillige Informationswege (WhatsApp, E-Mail)

Wenn Sie im Antrag ankreuzen, dass Sie Informationen über Vereinsaktivitäten per WhatsApp oder E-Mail erhalten möchten, verarbeiten wir Ihre Mobilnummer bzw. E-Mail-Adresse zu diesem Zweck auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO). Die Angabe ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf die Aufnahme.

Bei WhatsApp wird Ihre Mobilnummer auch vom Anbieter WhatsApp Ireland Limited (Meta) verarbeitet; eine Übermittlung in die USA ist dabei nicht ausgeschlossen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an info@ff-middels.de.

Online-Mitgliedsantrag

Wenn Sie den Mitgliedsantrag auf unserer Webseite ausfüllen, werden Ihre Angaben und Ihre digital gezeichneten Unterschriften verschlüsselt an unseren Webserver übertragen und dort zu einem PDF verarbeitet. Sie erhalten zunächst nur einen Bestätigungslink ohne persönliche Antragsdaten oder PDF-Anhang. Erst nach Ihrer Bestätigung wird der vollständige Antrag per E-Mail an den Vorstand (info@ff-middels.de) gesendet; danach senden wir Ihnen die persönliche Kopie mit gekürzter IBAN und diesen Datenschutzhinweisen. Der Vorstand meldet sich persönlich bei Ihnen.

Bis zur Bestätigung liegt der Antrag verschlüsselt auf dem Webserver. Der Schlüssel steht nur im Bestätigungslink und wird auf dem Server nicht gespeichert. Nach erfolgreich gespeicherter Weiterleitung wird die Datei gelöscht. Unbestätigte Anträge und Anträge mit unklarem Versandstatus werden nach Ablauf von sieben Tagen bei der nächsten stündlichen Bereinigung gelöscht. Unklare Zustellungen werden nicht automatisch wiederholt.

Für E-Mail nutzt der Verein Google Workspace (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Der bestätigte Antrag liegt im Postfach des Vereins bei Google und kann vorübergehend in Zustell-Warteschlangen sowie in Sicherungskopien von Google enthalten sein. Eine Verarbeitung außerhalb der EU, insbesondere in den USA, kann nicht ausgeschlossen werden (Grundlage: EU-US Data Privacy Framework bzw. EU-Standardvertragsklauseln). Der Antrag ist Ihre Beitrittsunterlage und wird für die Dauer der Mitgliedschaft und zwölf Monate darüber hinaus aufbewahrt, ein SEPA-Lastschriftmandat bis 14 Monate nach der letzten Lastschrift; abgelehnte Anträge löschen wir spätestens drei Monate nach der Entscheidung.

Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir für 24 Stunden zuzüglich des Intervalls bis zur nächsten stündlichen Bereinigung pseudonymisierte Prüfwerte (keine Klartextdaten) Ihrer IP-Adresse und Ihrer E-Mail-Adresse. Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzerklärung unserer Webseite (feuerwehr-middels.net/datenschutz).

Eine digital gezeichnete Unterschrift und gesetzte Häkchen sind kein Identitätsnachweis. Online gestellte Anträge gelten daher bis zur persönlichen Prüfung durch den Vorstand als ungeprüft.

Fotos bei Veranstaltungen

Fotos über unser Vereinsgeschehen werden zum Zweck der Außendarstellung auf unserer Webseite veröffentlicht. Für die Veröffentlichung folgender Fotos von Erwachsenen auf unserer Webseite ist die Rechtsgrundlage das nachfolgend beschriebene berechtigte Interesse unseres Vereins nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 f) DSGVO:

• Fotos aufgrund unseres berechtigten Interesses, über das Vereinsgeschehen zu informieren,
• Fotos mit Bezug zur Veranstaltung aufgrund unseres berechtigten Interesses, über das Geschehen zu berichten,
• Fotos vom Publikum, das an der Veranstaltung teilgenommen hat oder Fotos, auf denen die Personen nur als Beiwerk erscheinen, aufgrund unseres berechtigten Interesses, über die Veranstaltung zu berichten.

Sie haben die Möglichkeit, der Verwendung eines solchen Fotos, auf dem Sie zu sehen sind, gemäß Artikel 21 Absatz 1 DSGVO zu widersprechen. Der Verein wird prüfen, ob es zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung gibt, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Wenn nicht, wird das entsprechende Foto gelöscht.

Andere Fotos, auf denen eine erwachsene Person (Vereinsmitglied oder aus dem Publikum) im Mittelpunkt steht oder gezielt nur diese Person fotografiert wurde, veröffentlichen wir nur mit der Einwilligung dieser Person (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO). Diese Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

Fotos von minderjährigen Vereinsmitgliedern oder Kindern aus dem Publikum veröffentlichen wir nur, wenn die Erziehungsberechtigten nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO eingewilligt haben. Diese Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

Betroffenenrechte

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie folgende Betroffenenrechte:

• ein Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten und auf Kopie,
• ein Berichtigungsrecht, wenn wir falsche Daten über Sie verarbeiten,
• ein Recht auf Löschung, es sei denn, dass noch Ausnahmen greifen, warum wir die Daten noch speichern, also zum Beispiel Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen
• ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• ein jederzeitiges Recht, Einwilligungen in die Datenverarbeitung zu widerrufen,
• ein Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung im öffentlichen oder bei berechtigtem Interesse,
• ein Recht auf Datenübertragbarkeit,
• ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie finden, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten. Für unseren Verein ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen zuständig. Wenn Sie sich in einem anderen Bundesland oder nicht in Deutschland aufhalten, können Sie sich aber auch an die dortige Datenschutzbehörde wenden.